¿Cómo justificar la inversión de un proyecto de almacenamiento?

Estrategias y procesos para aprobar inversiones que incrementen la capacidad de los almacenes

¿Cómo medimos, racionamos, diseñamos, organizamos y configuramos la capacidad de almacenaje en nuestra empresa?, ¿Cuándo es momento de invertir en los almacenes, esos espacios importantísimos en la cadena de suministros y servicio al cliente? 

Cuando hablamos de justificación tratamos de establecer las razones suficientes que soporten la toma de una decisión, es decir, sustentar esos motivos por los que se apruebe la inversión de recursos para nuestros procesos y espacios de almacenaj

Síntomas de un almacén ineficiente

El Inicio de un proyecto de ampliación surge de una serie de síntomas que pueden acumularse en la operación y que se ven reflejados en el desempeño del almacén o incluso de la cadena de suministro; los más comunes son los siguientes:

1. Saturación del espacio

Se necesita poner tarimas en los pasillos, las bahías/buffers de recibo están ocupadas más tiempo pues tardan más en vaciarse, existe dificultad para asignar posiciones de mercancía entrante, se presenta una dispersión cada vez más grande de los artículos de sus sitios de almacenamiento preferentes, es cada vez más frecuente operar con posiciones temporales y se requiere ocupar áreas destinadas a otras funciones. 

2. Lentitud de la operación

El equipo de trabajo tarda cada vez más en reponer las áreas de surtido, es más difícil encontrar los artículos que necesitan, existe una perdida en la velocidad en la operación y se requiere incrementar el equipo de trabajo u operar en más turnos para cumplir los objetivos.

¿Cuáles son las causas de estos síntomas?

Para justificar un proyecto de almacenaje debemos poder identificar los elementos que están causando los síntomas que mencionamos anteriormente las cuales podemos transformar en oportunidades, si bien las causas pueden ser diversas, es posible identificar las 5 que se presentan con mayor frecuencia:

 1. Crecimiento sostenido del negocio.

 2. Incremento de la cantidad de artículos.

 3. Incremento de los días de inventario por requerimientos de servicio, como estrategias de mitigación por fallas en el suministro, proveedores poco confiables, cambios en el lead time de proveedores, entre otros.

4. Incremento de inventario por estrategias comerciales (promociones y temporadas o compras especulativas).

5. No se cuenta con inventarios separados por canales.

Una vez confirmado con las áreas correspondientes, desde la Dirección General hasta los departamentos de producción, compras o comercial, que estas causas son las que provocan los síntomas; entonces es buen momento para crear una estrategia firme y abocarse a dar una solución justificada a los temas de almacenaje.

¿Cómo soluciono mi problema de almacenaje? Alternativas y proyectos.

Toda justificación parte del poder comparar alternativas de solución contra una “línea de base”, el escenario actual y para esto es necesario tener claras las condiciones cualitativas y operativas para evaluar alternativas, establecer soluciones, definiendo qué elementos serán los más importantes y sobre los cuales se tomarán las decisiones.

Las alternativas para solucionar un tema de capacidad podrían ser muchas y dependen de algunos elementos que deben ser tomados en consideración y que condicionan las soluciones propuestas, como:

¡Justifiquemos!

Para lograr la justificación de cualquier proyecto de inversión es necesario que se analicen todos los factores que se encuentran involucrados en la solución y el impacto que estos tienen en la operación de nuestra cadena de suministros, especialmente en los espacios físicos operativos, donde resulta importante tener claras las condiciones, restricciones y proyecciones de los flujos, así como las capacidades a las que debe responder su solución y el qué tan importantes son estos elementos. Así, podremos justificar una solución que genere mayor eficiencia en logística y que de soporte a los requerimientos de nuestro negocio.

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