La importancia de un área de trabajo bien organizada

Para un negocio, sea cual sea, es de suma importancia lograr alcanzar las metas establecidas. Sin embargo, las oportunidades comerciales pueden perderse fácilmente en medio de la desorganización. Por esta razón, te mostraremos cómo estructurar tu tiempo y espacio de forma más productiva con consejos sencillos que van desde el uso de muebles de guarda hasta sistemas más sofisticados.

Reconocer el problema es el paso más importante

Ya se trate de planes de negocios o tarjetas de visita, carpetas de conferencias o copia de documentos de marketing, los empresarios tienen mucha información de la cual realizar un seguimiento. Con los ritmos acelerados del día a día, es difícil poner en lo alto de tus prioridades crear un espacio de trabajo ordenado. Incluso si pudieras pagar un asistente personal eso no necesariamente resolverá todos sus problemas de organización.

Un obstáculo para organizarse como emprendedor es que muchos consejos relacionados a la organización suenan intuitivos e incluso obvios una vez que los escuchas. Pero existe una gran brecha entre una comprensión adecuada y la implementación exitosa de estrategias para organizarse.

No saber cómo organizar el espacio de trabajo, no es motivo para sentirse avergonzado o culpable. Todo lo contrario, darse cuenta de que existe el problema es el paso fundamental para llevar a cabo una campaña de organización efectiva en la oficina.

Organizando el espacio de trabajo

En el momento en que hablamos de organizar el espacio de trabajo, necesitamos identificar aquello que debe organizarse. Para ello existen 4 áreas principales sobre las cuales trabajar: papel, material de oficina, información electrónica y mobiliario.

Papel

La forma en que se nombran los archivos puede mejorar drásticamente la organización de los documentos físicos y digitales. Se recomienda tener un control sobre las versiones y las convenciones de nomenclatura consistentes que sean realmente clave para la administración de documentos y la capacidad de recuperar archivos con facilidad. Esto quiere decir que el nombre de un documento debe reflejar qué número de borrador es y que sea coherente en todas las versiones. Añadir la fecha en que el documento fue creado en el nombre también puede ser beneficioso.

Material de oficina

En la administración de oficinas, las personas a menudo se apresuran a comprar más carpetas, contenedores y engrapadoras, antes de evaluar lo que ya tienen. Lo recomendable es agrupar todos los artículos similares y considerar qué papel desempeñan en un sistema de organización más amplio antes de encargar una tonelada de insumos que no se necesitan. Un empleo adecuado de un sistema de archiveros puede mejorar bastante el control sobre los insumos y su uso sobre el tiempo.

Información electrónica

Lograr tener una oficina libre de papel es cómo la utopía de un espacio de trabajo perfecto. Sin embargo, el que sea prácticamente un sueño, no significa que no puedas dar grandes pasos en dirección de una oficina más amigable con el medio ambiente.

Lograr que cada aspecto de tu vida analógica cuente con un formato digital es la tendencia y el objetivo principal de muchas compañías alrededor del mundo.

Sin embargo, una transformación digital total puede ser un poco engañosa. Una gran cantidad de personas continúan utilizando las notas de papel pegadas al monitor de su laptop para recordar eventos. Esto puede resultar en un desorden de organización sobre el escritorio. La solución es hacer un correcto uso del archivo en nube y de los recordatorios de los teléfonos inteligentes, para decirle, por fin, adiós a las molestas notas de papel.

Mobiliario

El mobiliario, sin duda alguna, es el eje principal de una correcta organización en la oficina. El espacio de trabajo debe organizarse de manera que aporte una fluidez adecuada al movimiento diario, y también, que proporcione un espacio cómodo para trabajar.

Otro aspecto muy importante, y por lo general olvidado, son los muebles de guarda y archivo. Este tipo de mobiliario de oficina, además de ayudarte a mantener las cosas en orden, también mejora las habilidades de administración. Distribuir cajoneras por la oficina, puede ayudar a que cada área tenga una mejor administración de sus documentos. Por otro lado, los archiveros aportarán un mejor control sobre insumos, materiales y equipo en desuso.

Conclusión

Para lograr que el lugar de trabajo sea adecuado y aporte la mejor rentabilidad, es necesario contar con una organización adecuada. Tanto el mobiliario de oficina, como la papelería y los documentos, deben contar con una distribución que se adapte al flujo de trabajo diario para lograr ser verdaderamente eficiente.

En PM Steele contamos con la más alta variedad de muebles de guarda, archiveros y racks, que te ayudarán a tener una oficina que realmente sea funcional.

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